Chaves para gerenciar organizações virtuais
Uma organização virtual existe por meio de comunicação eletrônica e telefônica. Não há espaço de escritório compartilhado onde a empresa se reúne para realizar negócios. Um exemplo de organização virtual é uma empresa freelancer de redação que tem autores contribuindo com conteúdo de todo o mundo. Uma organização virtual pode economizar dinheiro em despesas gerais, mas há chaves para gerenciar uma organização virtual da qual os proprietários de negócios devem estar cientes.
Comunicação
As organizações virtuais precisam se comunicar extensivamente por e-mail, bate-papo na Internet e telefone. Mas, para gerenciar um grupo virtual com eficiência, você precisa ter regras para comunicação. Enviar e-mail para todos em toda a organização sempre que você precisar enviar uma mensagem pode causar uma confusão de e-mails que levarão muito tempo para serem processados. Use um quadro de mensagens da empresa na Internet para postar mensagens de um lado para outro. As pessoas podem ver o quadro em seu próprio tempo e ele não ocupa espaço na caixa de entrada de e-mail. E-mail e bate-papo na Internet não permitem a emoção, expressões faciais e linguagem corporal que ajudam a obter significado em uma reunião. Configure um sistema de videoconferência para reuniões ou, no mínimo, use conferência telefônica para evitar interpretações errôneas das informações.
Isolamento
Uma das principais diferenças entre organizações virtuais e organizações padrão é que as organizações virtuais não oferecem a oportunidade de contato com colegas de trabalho. Para ajudar a gerenciar o isolamento, você deve incentivar os funcionários virtuais a ter uma conta de e-mail comercial e pessoal e uma conta de bate-papo na Internet. Você terá que confiar nos trabalhadores para monitorar sua própria atividade e manter a produtividade. Ter duas contas separadas facilita manter as correspondências pessoais e de negócios mescladas, permitindo que colegas de trabalho virtuais tenham conversas pessoais rápidas para diminuir a sensação de isolamento.
Prazos e Horário de Atendimento
Pode ser difícil manter horários de trabalho regulares em uma organização virtual. Os funcionários podem se espalhar por todo o mundo, abrangendo fusos horários e impossibilitando reunir todo o grupo ao mesmo tempo. Use os prazos de trabalho para gerenciar o tempo virtual do funcionário e peça a cada funcionário que tenha um "horário de expediente" regular, onde ele estará disponível para bate-papo na Internet e ligações telefônicas. Os prazos impedem que você tenha que criar tempos de disponibilidade on-line comuns da empresa e, ao mesmo tempo, gerenciar a produtividade dos funcionários.
Desenvolver Confiança
Os membros de uma organização virtual precisam desenvolver confiança entre si para tornar o arranjo produtivo. Os funcionários precisam confiar que os e-mails serão respondidos no próximo dia útil e que os funcionários e gerentes virtuais estarão disponíveis on-line quando disserem que o farão. É preciso disciplina para ser um funcionário virtual. Desenvolver confiança uns nos outros e exercitar essa disciplina tornará a equipe mais eficiente.