Vinculando vs. Importando arquivos no Access
A Microsoft introduziu seu produto de banco de dados Access há cerca de 20 anos e continua popular devido à sua capacidade de vincular e importar dados de várias fontes. Através de drivers ODBC ou nativos, o Access pode recuperar e atualizar dados no Oracle, Sybase, SQL Server e outros bancos de dados corporativos, várias planilhas, XML, arquivos simples e até mesmo alguns formatos de dados legados.
Tabelas Importadas
Uma coleção de dados é armazenada em tabelas em todos os sistemas de gerenciamento de banco de dados. Essas tabelas podem conter informações sobre clientes, vendas, observações científicas ou praticamente qualquer coisa. O Access pode classificar, filtrar e relatar esses dados somente quando souber onde os dados estão localizados e entender sua estrutura. Na maioria dos casos, ao trabalhar com uma tabela de outro banco de dados, faz sentido fazer uma cópia desses dados e importá-los para sua própria estação de trabalho. Para importar uma cópia de uma tabela, clique em "Alt", escolha "Dados externos", clique em "Importar" e escolha o tipo de dados que você deseja importar. Se os dados vierem de um banco de dados corporativo, escolha "Mais". Um par de botões de opção aparece, perguntando se deseja importar ou vincular a tabela; escolha a opção de importação. Uma cópia da tabela aparece no banco de dados atual.
Tabelas Vinculadas
Ao vincular tabelas, o Access copia apenas informações suficientes para saber a localização e a estrutura dos dados. Quaisquer adições, atualizações e exclusões feitas à tabela vinculada do Access modificam os dados encontrados nas origens de dados originais. Isso pode ser bom ou ruim, dependendo do que o Access faz com os dados. Se a solicitação for modificar os limites de crédito de acordo com as novas políticas de negócios, por exemplo, isso é bom, mas se alguém excluir os clientes aleatoriamente, isso pode ser desastroso. Ao vincular tabelas, lembre-se de que esses dados são ativos. Para vincular uma tabela, siga as mesmas etapas para importação, mas escolha a opção de link quando ela aparecer.
Quando importar
Em caso de dúvida, importe. É quase sempre melhor trabalhar com uma cópia dos dados, não do original. Algumas situações em que a importação é a melhor escolha incluem o seguinte: ao executar consultas, relatórios ou análises; ao recuperar dados de arquivos de texto ou dados herdados; ao testar novos formulários; e ao experimentar com recursos desconhecidos do Access.
Quando ligar
Há momentos em que é apropriado vincular tabelas, como quando dados ativos devem ser modificados, ao relatar ou analisar dados atualizados, ao criar aplicativos interativos e ao criar aplicativos do Access. Para este último, divida o programa em dois bancos de dados, um que contenha os formulários, relatórios, consultas e código e um que contenha os dados. Dessa forma, várias pessoas podem usar o aplicativo, compartilhando os dados entre eles.