Uma lista de benefícios do orçamento baseado em zero
No orçamento baseado em zero, uma empresa elabora seu orçamento a cada ano, exigindo que os gerentes justifiquem cada dólar que planejam gastar. O orçamento tradicional "incremental", por outro lado, usa o orçamento do ano anterior como ponto de partida e os gerentes precisam explicar apenas por que precisam de mais ou menos dinheiro neste ano do que no ano passado. O orçamento baseado em zero consome tempo, mas pode produzir uma ampla gama de benefícios.
Incentiva a eficiência
A principal vantagem do orçamento baseado em zero é que ele promove a eficiência. A orçamentação incremental pressupõe, essencialmente, que o valor do orçamento do ano anterior era o montante "correto" e, portanto, o orçamento precisa apenas ser ajustado com base nas projeções para o próximo ano. Mas nunca pergunta se o orçamento do ano passado foi gasto com sabedoria ou eficácia. Ao forçar os gerentes a voltar à estaca zero e justificar todos os seus projetos como se fossem novos, o orçamento baseado em zero os incentiva a buscar as soluções mais eficientes e econômicas.
Abre espaço para novos projetos
Quando uma empresa que usa o orçamento tradicional quer buscar uma nova iniciativa - lançando produtos ou serviços adicionais, por exemplo, ou expandindo para uma nova localização geográfica -, deve tentar "encontrar dinheiro" no orçamento existente. Isso significa lutar com interesses entrincheirados que querem manter sua fatia do bolo. Com o orçamento baseado em zero, novos projetos são colocados a par com projetos antigos e podem competir por financiamento em uma base mais ou menos igual. Gerentes de projetos existentes vão querer proteger seu próprio financiamento, é claro, mas serão forçados a montar uma vigorosa defesa de seus próprios méritos.
Foca a Missão
Não é incomum que uma empresa gaste dinheiro em projetos ou departamentos de longa duração que não servem mais à sua missão principal e não contribuem para os lucros de maneira significativa. Quando os orçamentos são preparados de forma incremental, esses gastos continuam de ano para ano por meio da simples inércia - "Gastamos dinheiro com isso porque sempre gastamos dinheiro com isso". O orçamento baseado em zero coloca esse gasto sob um microscópio, permitindo que a empresa analise se seria melhor desligar essas operações não essenciais, vendê-las ou, no caso de serviços de manutenção ou folha de pagamento, terceirizá-las.
Elimina Redundância
Quanto maior a empresa fica, maior a probabilidade de sofrer redundâncias - departamentos diferentes ou pessoas fazendo o mesmo trabalho. Essas redundâncias podem permanecer ocultas no orçamento incremental, mas se tornarão evidentes durante a revisão minuciosa, de cima para baixo, que acompanha o orçamento com base zero. Uma vez que a gerência identifica funções redundantes, pode economizar dinheiro através da consolidação. Em vez de, digamos, seis trabalhadores diferentes lidando com compras para diferentes departamentos, a empresa pode criar um departamento de compras separado e centralizado que precisa de apenas três funcionários, reduzindo pela metade os custos de mão-de-obra.