Economias de mão-de-obra ao fazer gerenciamento de projetos

Como proprietário de uma pequena empresa, você pode realizar muitas tarefas curtas e simples em tempo real, como digitar uma entrada de blog, entrar em contato com um cliente ou organizar estoque nas prateleiras. No entanto, projetos de longo prazo, como o desenvolvimento de um site ou aqueles que envolvem funcionários e contratados, como o desenvolvimento de uma campanha de marketing, podem desperdiçar muito tempo e recursos humanos, a menos que você use o gerenciamento de projetos para planejamento.

Desvantagens on-the-fly

Se você trabalha em projetos de longo prazo sem gerenciamento de projetos, não terá idéia se tem recursos suficientes para concluir o trabalho no prazo. Em vez disso, à medida que o prazo se aproxima, você pode decidir trabalhar mais horas, designar mais funcionários e contratar consultores externos para entregar suas promessas a tempo. Isso pode desperdiçar dinheiro por causa dos gastos extras com horas extras e consultores e causar estresse desnecessário para você e seus funcionários por causa do trabalho extra. E a única vez que você sabe se é bem sucedido é quando chega o prazo. Isso pode incomodar e perder os clientes que dependem do projeto.

Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos usa software ou técnicas manuais para dividir um projeto em metas mensuráveis. O dinheiro, materiais, funcionários e outros recursos são planejados em uma linha do tempo. Você pode medir o uso real de recursos em um determinado dia em relação à alocação planejada para determinar se o seu projeto está adiantado e dentro do orçamento, atrasado e acima do orçamento, ou exatamente onde deveria estar. Ajustar os recursos usados ​​em uma determinada linha do tempo geralmente significa alongar ou encurtar os recursos dependentes nas linhas de tempo subseqüentes, o que afeta se você atinge sua meta dentro do prazo e do orçamento. Ajustes frequentes podem indicar que o plano do projeto original era excessivamente otimista ou pessimista.

Medidas de mão de obra

No gerenciamento de projetos, empregado, contratado ou outros recursos humanos são normalmente divididos em incrementos conhecidos como horas-homem. Isso representa a quantidade de trabalho realizado por uma pessoa média em uma hora. O planejamento do projeto permite determinar antecipadamente se você tem pessoas e tempo suficientes e alocar recursos de acordo.

Exemplo

Por exemplo, suponha que você prometa um relatório a um cliente em uma semana. Sua técnica de gerenciamento de projetos determina que serão necessárias 48 horas-homem para escrever o documento. Assim, você sabe antecipadamente que precisa trabalhar horas extras para atingir esse objetivo dentro do cronograma, porque uma semana tem apenas 40 horas em período integral. Você também pode decidir trabalhar 40 horas no relatório e contratar um consultor em tempo parcial para fornecer as oito horas restantes. Ou se você tiver outro trabalho programado para a semana, você pode contratar dois empregados de meio expediente para trabalhar oito horas por dia, durante três dias. Dois empreiteiros que trabalham oito horas por dia produzem 16 horas-homem de trabalho por dia. Dividindo o total de 48 horas necessárias em 16 horas-homem é igual a três horas de oito horas, o que é mais do que tempo suficiente para completar o relatório.