O que faz um participante de reunião ruim?

Uma reunião pode ser um evento altamente produtivo onde as decisões são tomadas e um consenso é alcançado. Ou pode se arrastar por horas, realizando pouco, exceto para tentar a paciência de todos. Liderança sólida desempenha um papel primordial no sucesso de uma reunião. O planejamento cuidadoso com antecedência e o controle sobre a troca de idéias durante a reunião são vitais. No entanto, muito depende da cooperação dos participantes também. Considerando que os participantes da reunião boa podem fazer maravilhas para promover sua agenda, os participantes ruins podem parar a reunião em suas faixas. Aprenda a reconhecer os participantes difíceis para que você possa ignorá-los antes que eles atrapalhem sua próxima reunião.

Falta de preparação

As reuniões produtivas geralmente começam com antecedência, com a distribuição de uma agenda que atribui papéis aos participantes. Os indivíduos que planejam a reunião podem solicitar que os participantes se familiarizem com um problema, tragam uma solução para um problema específico ou concluam uma tarefa e relatem os resultados. Os participantes que não conseguirem realizar a reunião tornarão a reunião menos produtiva, na melhor das hipóteses. Na pior das hipóteses, eles podem criar gargalos que impedem que a reunião atinja sua finalidade.

Desviar-se da agenda

As reuniões devem ser focadas e no ponto para que toda a discussão apóie a agenda e leve o grupo a completar os objetivos da reunião. Um participante ruim oferece comentários e perguntas que se desviaram da agenda para tópicos irrelevantes. Tais indivíduos forçam o líder da reunião a mudar de marcha continuamente. O resultado é muitas vezes uma reunião improdutiva em que o líder passa menos tempo seguindo a agenda do que lembrando os participantes da intenção da agenda.

Continuando conversas paralelas

Os participantes que iniciam conversas paralelas se distraem não apenas com as pessoas com quem se envolvem diretamente, mas com todos que ouvem ou vêem os sussurros. Muitas vezes é possível evitar essa situação pedindo que os participantes falem apenas quando reconhecidos e que se reúnam de forma independente, após a reunião, para acompanhar os colegas com quem estão trabalhando.

Uso de telefone ou laptop

Os maus participantes da reunião verificam o e-mail, o correio de voz e outras comunicações eletrônicas durante as reuniões. Além da grosseria e do potencial de distração causados ​​pela desatenção de tal participante, também é possível - e até provável - que o indivíduo perca informações importantes. Os participantes que devem ser alcançados durante as reuniões devem ser instruídos a manter seus telefones fora de vista e a deixar a sala silenciosamente, se uma chamada vital for recebida. Ter que sair da sala para responder a uma mensagem provavelmente impedirá que os participantes respondam desnecessariamente.

Falta de Feedback Apropriado

Os participantes da reunião devem oferecer feedback no momento apropriado. Os maus participantes resmungam seu descontentamento de maneiras inapropriadas, como comentários feitos a outros participantes ou reclamações pós-reunião para colegas de trabalho. Os membros da equipe devem ter uma saída para críticas construtivas, seja por meio de um comentário ou sessão de perguntas e respostas antes do encerramento da reunião ou por meio de um acompanhamento com um líder da reunião ou um membro da equipe sênior.